Knigge — Einmaleins für Videocalls
5 Regeln:
Notwendigkeit
Videokonferenzen sollten nur dann eingesetzt werden, wenn sie wirksamer als konventionelle Kommunikationskanäle sind. Manche Aufgaben sind mit wenigen Mails oder einem Telefonat schnell gelöst. Wenn in solchen Fällen Videokonferenzen unverhältnismäßig oft eingesetzt werden, kann das für Frustration sorgen. Es gilt also: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Agenda
Setzen sie vor der Konferenz Ziele und teilen sie diese mit dem Team. So haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, sich entsprechend vorzubereiten und am Ende kann festgestellt werden, ob die gesteckten Vorsätze erreicht wurden. Hapert es an bestimmten Stellen, kann finetuning betrieben werden und die nächste Videokonferenz noch ergebnisorientierter abgehalten werden.
Team auswählen
Die Mitarbeiterzahl eines Videocalls sollte so niedrig wie möglich gehalten werden. Achten sie bei der Auswahl darauf, dass Teilnehmer durch ihre Position konstruktiv und zielführend zum Gespräch beitragen und direkte Betroffene des Themas sind. Weniger ist mehr. In der Regel sind 8 aktive Konferenzteilnehmer die Obergrenze, damit jeder zu Wort kommt und relevante Beiträge leisten kann. Nehmen sie Mitarbeiter in die Pflicht sich auf wesentliche Inhalte zu reduzieren.
Protokollieren der Ergebnisse
Oft geraten wichtige Zwischenergebnisse in Vergessenheit, wenn sie nicht festgehalten werden. Um die Produktivität langfristig zu steigern, müssen alle erarbeiteten Infos auch nach dem Videocall zugänglich sein. So wird nachhaltig ein positiver Impact geschaffen.
Digitale Kommunikationskultur etablieren
Lassen sie sich von anfänglichen Schwierigkeiten nicht entmutigen. Nicht jeder Mitarbeiter hat Erfahrung im Umgang mit Kamera und Mikrofon. Die optimale Nutzung moderner Medien ist ein Lernprozess der zwar Geduld fordern kann, dem Unternehmen künftig jedoch ungeahnte Möglichkeiten bietet.
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